Trochę teorii

Zgodnie z normą kontenery informacji zarządzane przez CDE znajdują się w stanach, które określają ich dostępność. Już to jedno zdanie zawiera w sobie tak dużo informacji, że można rozwinąć je w godzinny wykład. Postarajmy się jednak wyjaśnić, co za nim stoi, nie wchodząc dogłębnie w każdy szczegół. 

Zacznijmy od CDE. Common Data Environment to wspólne środowisko pracy, którego używają strony zaangażowane w realizację wybranego projektu. W praktyce CDE tworzy jedna lub kilka platform pozwalających na zarządzanie dokumentacją, zapewniając w szczególności możliwość rewizjonowania, przeglądania, procesowania i archiwizowania plików. 

Kontenerem informacji – zgodnie z normą – jest trwały zbiór informacji np. w postaci pliku przechowywanego w CDE. Taki plik może między innymi zawierać model 3D, rysunek 2D, bazę danych, harmonogram, opis, schemat czy szablon. Warto podkreślić, że kontener informacji powinien mieć nazwę zgodną ze standardem przyjętym w projekcie. 

Wreszcie dochodzimy do stanów określających dostępność, a co za tym idzie — ekspozycję na interesariuszy oraz przydatność informacji zawartej w kontenerze. Dokumentacja wytwarzana w trakcie realizacji projektów niemal zawsze jest rozwijana iteracyjnie. Przyjmujemy jakieś założenia, na podstawie których tworzymy wstępne szkice dokumentów, konfrontujemy je z innymi zespołami i wprowadzamy korekty. Przechodzimy ten cykl do momentu, gdy uzyskamy kompletną, skoordynowaną dokumentację. Stopniowo dokumenty, które powstają, zmieniają swój charakter (normowo: stan) z roboczych na współdzielone, aż po oficjalnie opublikowane, czyli wiążące wszystkie strony. 

Stan, obszar czy może folder?

Aby uprościć rozumienie i zarządzanie tym cyklem ISO wprowadziło pojęcie stanów, które określają jak dostępna (publiczna) jest informacja zawarta w dokumencie. Wyróżniono cztery stany: 

  • Praca w toku – Work in progress (WIP) 
  • Współdzielenie – Shared (SHA) 
  • Opublikowanie – Published (PUB)
  • Archiwum – Archive (ARC)

Opracowanie własne na podstawie normy PN-EN ISO 19650-1: Organizacja i digitalizacja informacji o budynkach i budowlach, w tym modelowanie informacji o obiekcie budowlanym (BIM) –
Zarządzanie informacjami za pomocą modelowania informacji o obiekcie budowlanym – Część 1: Koncepcje i zasady

Samo określenie „stan” może być trochę abstrakcyjne, przez co trudne do zwizualizowania. Dlatego często wymiennie używa się zamiast niego określenia obszar lub folder CDE. Pozwala to na łatwiejsze przeniesienie teoretycznego konceptu na bardziej przyziemne funkcjonalności systemów CDE. 

WIP, SHA, PUB, ARC

WIP (Praca w toku)

Odnosi się do etapu w procesie zarządzania informacją, gdy plik zawierający np. dany model lub rysunek jest aktywnie opracowywany lub modyfikowany. WIP reprezentuje bieżący stan prac, który może ulegać częstym rewizjom. WIP zwykle jest wewnętrznym obszarem pracy wybranego zespołu, do którego dostęp mają tylko uprawnieni członkowie. 

SHA (Współdzielenie)

Odnosi się do etapu przekazania informacji wybranym interesariuszom lub uczestnikom projektu. Kiedy informacje są w SHA, uprawnione strony mogą mieć dostęp do dokumentów, mogą je przeglądać i komentować, ale nie mogą wprowadzać do nich zmian. SHA tworzy przestrzeń, która służy współpracy i koordynacji prac pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w realizacje projektu, w celu wypracowania finalnej wersji dokumentów. 

PUB (Opublikowanie)

Zawiera dokumenty przekazane do szerszej dystrybucji. Po opublikowaniu informacji staje się ona oficjalną wersją, która jest uznawana za autoryzowaną i wiarygodną. Opublikowane informacje są zwykle dostępne dla stron zaangażowanych lub zainteresowanych realizacją projektu, w tym wykonawców, interesariuszy, klientów, urzędy, organy regulacyjne i innych, którzy wymagają dostępu do dokładnych i zatwierdzonych danych. Na tym poziomie dokumenty przekazane do PUB mogą zostać użyte do realizacji zadań w projekcie. 

ARC (Archiwum)

Obejmuje przechowywanie informacji, które już nie są aktywnie wykorzystywane, ale mogą wymagać zachowania ze względów prawnych, kontraktowych lub dowodowych. Zarchiwizowane informacje są zwykle przechowane w bezpieczny i zorganizowany sposób, aby zapewnić ich ochronę i dostęp. Ten etap służy utrzymaniu kompleksowego zapisu informacji o projekcie, ułatwiając potencjalne ponowne wykorzystanie np. w przypadku remontów lub sporów. 

Stany w praktyce

Tyle teorii, w praktyce stanami dokumentacji zarządza platforma IT wchodząca w skład CDE projektu. Mogą one mieć postać folderu w platformie, do którego wrzucamy pliki, co jest wystarczające, ale mocno problematyczne dla utrzymania porządku w dokumentacji, ponieważ wymaga dużej uważności i manualnej pracy. Bardziej nowoczesnym i wydajnym rozwiązaniem jest nadanie plikom atrybutu, który określa, w jakim są stanie. Poniżej przykład z iCDE, w którym stan pliku w CDE jest wyrażony przez atrybut Folder CDE. Atrybut pozwala na wykorzystanie informacji o stanie zarówno do zarządzania, filtrowania jak i wyświetlania dokumentacji projektu. 

Nowy plik lub jego rewizję można dodać do systemu w stanie WIP. iCDE pozwala na to, żeby dokumenty w WIP były widoczne, wyłącznie dla osób należących do wybranego zespołu lub organizacji. Zapewnia to pełne bezpieczeństwo i komfort pracy nad dokumentami, ograniczając do minimum ryzyko, że wybrany plik zostanie użyty, zanim jego autor uzna, że jest gotowy do współdzielenia go z innymi. 

Przy pomocy procesów, pozwalających w iCDE na zmianę stanu plików, można udostępnić plik z WIP do SHA, a dalej do PUB. Procesy dają użytkownikom pełną kontrolę nad tym, kiedy i komu udostępnić informacje. W zależności od posiadanych uprawnień inne osoby pracujące z nami nad projektem będą mogły zobaczyć, przeglądnąć, zrecenzować lub wykorzystać nasz plik do swojej pracy. 

Mechanizmy wspierające zarządzanie stanami

W większości przypadków, dokumenty w miarę postępu projektu przechodzą przez WIP, SHA i PUB, stopniowo osiągając coraz wyższy poziom dostępności. Oczywiście, zanim dokument dotrze do PUB może on najpierw wielokrotnie przesunąć się z WIP do SHA. Dlatego, aby ułatwić zarządzanie stanem dokumentu, ISO 19650 wprowadza mechanizmy rewizjonowania dokumentów oraz nadawania im kodów zdatności. Ale o tym opowiemy w następnym wpisie. 

_________________________________________________________________________________________________

Chcesz dowiedzieć się jak iCDE może usprawnić pracę w Twojej firmie? Umów się na darmową konsultację z ekspertem.

Czekamy na Twoją wiadomość na contact@icde.com