Prace w toku, co to jest?

Norma PN-EN ISO 19650-1 określa trzy podstawowe stany (prace w toku, współdzielenie, publikowanie) i jeden uzupełniający (archiwum), w jakich może znajdować się każdy plik czy dokument lub – jak to najszerzej określa norma – „kontener informacji”. Zastanówmy się, co oznacza stan „prace w toku”. Norma definiuje, że informacja znajduje się w tym stanie, gdy jest opracowywana przez zespół zadaniowy. Jednocześnie norma zaleca, aby żaden kontener informacji, nad którym trwają prace, czyli znajdujący się w stanie „prace w toku” (Work in Progress – WIP) nie był widoczny ani dostępny dla innych zespołów zadaniowych. 

Skąd takie zalecenie? Jest ono całkowicie uzasadnione i bardzo racjonalne. Zespół pracując nad jakimś fragmentem dokumentacji projektowej, tworzy kolejne wersje (rewizje) tej dokumentacji mające charakter roboczy i wewnętrzny. Zawierają komentarze (często mało formalne), różne warianty analizowanych rozwiązań, mogą być obarczone nieistotnymi na tym etapie błędami. Przekazanie/udostępnienie bez określonego celu takiej dokumentacji innym zespołom czy zamawiającemu skutkuje wieloma nieporozumieniami i chaosem informacyjnym.  Często na tym etapie zespół zadaniowy korzysta z różnych wewnętrznych opracowań, analiz czy narzędzi stanowiących know-how danego zespołu i tworzących jego przewagę konkurencyjną. Informacje tego typu nie powinny być udostępniane na zewnątrz.  Dlatego udostępnienie określonych informacji innym zespołom zadaniowym, w ściśle określonym celu, czyli zmiana stanu informacji ze stanu „praca w toku” na „współdzielenie”, dotyczy tylko wybranych informacji wytworzonych przez zespół zadaniowy i jest realizowana najczęściej przez uprawnione osoby. 

Jak iCDE pomaga zarządzać WIPami?

Można powiedzieć, że wszelkie informacje będące w stanie „praca w toku” mają charakter wewnętrzny i jako takie powinny znajdować się w prywatnym obszarze danego zespołu zdaniowego. Czyli każdy zespół zadaniowy uczestniczący w projekcie powinien mieć zagwarantowaną ochronę prywatności swoich informacji znajdujących się w stanie „praca w toku”.

W iCDE każda firma/organizacja ma domyślnie przydzielany obszar WIP, gdzie znajdują się wszystkie pliki danej firmy/organizacji, które mają status „prace w toku” (WIP). Każdy nowy plik i każda nowa rewizja mają automatycznie nadawany ten status. Dostęp do nich mogą mieć TYLKO członkowie danego zespołu zadaniowego. 

Współdzielenie WIPów

A co w sytuacji, gdy dwa lub więcej zespołów zadaniowych chcą pracować razem i mieć dostęp do swoich informacji w stanie WIP? iCDE umożliwia łączenie kilku obszarów pracy własnej w jeden. Rozwiązanie jest szalenie wygodne, ale może być niebezpieczne, jeżeli łącząc obszary WIP w sposób niekontrolowany, udostępnimy swoje pliki robocze (czyli pliki w stanie „praca w toku”) np. naszemu klientowi. W iCDE zadbaliśmy o zminimalizowanie ryzyka nieuprawnionego dostępu. Kto zatem może dokonać operacji połączenia obszarów WIP w platformie iCDE? Jak zabezpieczyć się, aby ktoś nie dokonał takiej operacji bez akceptacji zainteresowanych stron? 

Tutaj iCDE oferuje specjalną ochronę informacji w stanie „praca w toku”. Oprócz administratora projektu są zdefiniowani w projekcie dodatkowo administratorzy organizacji/firm i tylko oni mogą zainicjować i zaakceptować wszelkie operacje łączenia i rozdzielania obszarów WIP. Nawet administrator projektu nie jest w stanie połączyć obszarów pracy własnej dwóch zespołów zadaniowych (np. dwóch firm) w jeden obszar bez akceptacji administratorów projektu tych zespołów. Jeżeli chociaż jeden z nich odrzuci takie żądanie, to do połączenia nie dojdzie. Jeżeli kilka organizacji pracuje wspólnie we wspólnym obszarze pracy własnej i pojawi się żądanie dołączenia do tego obszaru kolejnej organizacji, to musi ono zostać zaakceptowane przez administratorów WSZYSTKICH organizacji znajdujących się w tym obszarze pracy.  

Dzięki takiemu rozwiązaniu nawet jeżeli nie korzystasz ze swojej licencji iCDE, a Twoja firma została zaproszona do korzystania z iCDE przez inną organizację lub np. Twojego klienta, to masz gwarancję, że Twoje dane znajdujące się w stanie „praca w toku” nie będą widoczne bez Twojej zgody dla nikogo spoza Twojej firmy.