Skąd wzięły się kody zdatności?

Kody zdatności po raz pierwszy pojawiły się w brytyjskim standardzie BS 1192:2007. Od tamtego czasu są konsekwentnie wprowadzane do kolejnych standardów (PAS 1192 i ISO 19650) definiujących wymagania dla efektywnego zarządzania informacją w budownictwie. 

Kod zdatności, w ISO nazywany kodem statusu, służy do poinformowania odbiorców informacji, w jakim celu autor je udostępnił i do czego według autora mogą być wykorzystane. Poprzez kody zdatności autor informuje innych uczestników projektu, jak dojrzała jest informacja zawarta w pliku, który udostępnia szerszej publice. Pozwala to na większą kontrolę przepływu informacji w iteracyjnym procesie projektowania i realizacji inwestycji.  

Rodzaje kodów

Dobra praktyka, udokumentowana i opisana np. w brytyjskim załączniku do ISO 19650-2, wyróżnia trzy podstawowe grupy kodów statusu: 

  • pozakontraktowy lub nie-kontraktowy (tłumaczenie własne z Non-contractual), odnoszący się do wszystkich dokumentów w stanie WIP i SHARE, czyli o charakterze roboczym, 
  • opublikowany kontraktowy (tłumaczenie własne z Published Contractual), odnoszący się do dokumentów w stanie PUBLISH przekazanych do dalszej realizacji inwestycji, 
  • opublikowany powykonawczy (tłumaczenie własne z Published Record), odnoszący się do dokumentów w stanie PUBLISH zebranych w trakcie i po zrealizowaniu prac na budowie, uzupełnionych o zmiany, które zaszły w trakcie realizacji. 

W tych trzech grupach może się znaleźć dowolna ilość kodów. Teoretycznie można się ograniczyć nawet do jednego na grupę, ale takie podejście nie pozwala na oddanie faktycznego charakteru cyklu życia dokumentów. 

Tabela kodów zdatności z brytyjskiego załącznika do ISO 19650-2.

W UK złotym standardem jest wspomniany załącznik do ISO 19650-2. W Polsce taki dokument jeszcze nie powstał, dlatego potraktowanie brytyjskiej praktyki lub publicznego standardu przygotowanego przez CPK, jako punkt wyjścia pozwala na szybkie zrozumienie idei i mechanizmów stojących za kodami zdatności. Polecamy jednak krytyczne podejście do tych wytycznych, ponieważ doświadczenie wskazuje na to, że nie przekładają się one bezpośrednio na polskie warunki. Niektóre kody są zbędne, innych brakuje, zwłaszcza gdy chcemy mieć dobrze uporządkowany proces projektowania. Dlatego warto ustalić własną strukturę kodów, tak żeby w pełni pasowała do naszej codziennej pracy. 

Wprowadzone do iCDE kody zdatności stosowane przez Centralny Port Komunikacyjny 

Kod zdatności, a stan pliku

Jeżeli nie jesteś ekspertem w temacie ISO 19650 i CDE, najpewniej zadasz sobie pytania czym kod zdatności różni się od stanu pliku i po co nam oba? Najłatwiej chyba pokazać różnicę między nimi odpowiadając na pytanie czemu stan i kod mają służyć. 

Stan pliku decyduje o tym, do kogo ma trafić dokument, natomiast kod zdatności informuje nas, do czego może on zostać wykorzystany. Zaczynając od WIP, przez SHARE, po PUBLISHED dokument trafia do coraz szerszej grupy odbiorców. Natomiast w każdym z tych stanów znajdziemy charakterystyczne dla nich kody zdatności mówiące, że plik nadaje się już np. do współdzielenia, koordynacji, akceptacji, realizacji lub do archiwizacji. 

Jaka liczba kodów zdatności jest wystarczająca?

Niemożliwe jest określenie uniwersalnej zalecanej liczby kodów zdatności. To ile powinno ich być, wynika z potrzeb zespołów oraz trybu pracy, w jakim funkcjonują. Dlatego jest bardzo istotne, żeby wykorzystywane CDE było elastyczne i pozwalało na zdefiniowanie własnego standardu, zgodnego z przyjętą w organizacji praktyką. 

Standardem jest jeden kod dla WIP, chociaż niektóre firmy, projekty, czasem nawet branże, mogą np. potrzebować 2-3, żeby przejść przez wewnętrzny proces weryfikacji, zanim udostępnią coś poza zespół zadaniowy. W SHARED najczęściej potrzebujemy minimum trzech kodów: do informacji i komentowania, do koordynacji oraz do akceptacji. Ale przytoczony powyżej brytyjski dodatek do ISO 19650-2, wyróżnia ich aż siedem, a wciąż nie jest to najbardziej szczegółowy podział, z jakim się spotkałem. W PUBLISHED konieczne są przynajmniej dwa kody: zaakceptowany i zaakceptowany z uwagami, ale dla wielu firm zasadne jest dodanie odrzuconego i/lub wycofanego, co umożliwia w wybranych przypadkach efektywniejszą komunikację.

Praktyczny przykład

Bardzo dobrym przykładem wykorzystania kodów zdatności w praktyce jest proces przygotowania dokumentacji do wydania przez biuro projektowe. Jest to z bardzo złożony proces, wymagający udziału i współpracy wielu osób, co naturalnie jest obarczone wysokim ryzykiem dostarczenia niewłaściwej informacji do niewłaściwej osoby. 

Przykładowy proces wydania dokumentacji 

W tym przypadku użycie naszego iCDE pozwoliło nie tylko na pełne odwzorowanie procesu przygotowania dokumentacji do wydania, ale – co równie ważne – istotnie ograniczyło towarzyszące mu ryzyko. Wierne odwzorowanie normowych stanów plików (Foldery CDE) jasno rozdziela dokumenty dostępne dla zespołu zadaniowego czy całego biura projektów od tych gotowych do wysłania klientowi. W każdym z Folderów CDE dokument przechodzi przez kolejne osoby decydujące czy wybrany dokument spełnia standardy BIM i CAD, wymagania techniczne i merytoryczne, oraz jest poprawnie skoordynowany i zgodny z ogólnymi założeniami. 

Dzięki możliwości tworzenia przez użytkownika własnych kodów zdatności charakterystycznych dla danej firmy iCDE umożliwiło dostosowanie tego procesu do sprawdzonej praktyki stosowanej przez projektanta. Zmiana kodów zdatności następuje w kolejnych etapach sprawdzania i akceptacji dokumentów. W praktyce jest to realizowane dzięki procesom, jakie można zdefiniować w iCDE, przenosząc analogowe procesy informacyjne i decyzyjne do świata cyfrowego. Ale o tym opowiemy w następnym artykule. 

_________________________________________________________________________________________________

Chcesz dowiedzieć się jak iCDE może usprawnić pracę w Twojej firmie? Umów się na darmową konsultację z ekspertem.

Czekamy na Twoją wiadomość na contact@icde.com