Projekt In2Stempo

Shift2Rail jest europejską inicjatywą kolejową, której celem jest poszukiwanie innowacyjnych rozwiązań pozwalających na integrację europejskiej infrastruktury transportu kolejowego. Badane i opracowane rozwiązania moją prowadzić do rozwoju technologii niezbędnej, by sprostać wymaganiom Single European Railway Area (SERA). Jest to inicjatywa rozpoczęta przez Komisję Europejską i Agencję ds. kolei Unii Europejskiej dążącą do ujednolicenia infrastruktury i standardów kolejowych w całej Unii. Jej nadrzędnym celem jest poprawa komfortu i ekonomii transportu kolejowego. 

W ramach Shift2Rail PKP S.A. realizowała między innymi projekt In2Stempo, czyli „Innowacyjne rozwiązania w stacjach, pomiarach energii i zasilaniu”. W tym projekcie znalazło się zadanie „Demonstrator Stacji Przyszłości”, w którym badano możliwość i korzyści wynikające z zastosowania technologii cyfrowych, w tym BIM przy projektowaniu, budowie i zarządzaniu stacjami modułowymi. I właśnie tu zostało wykorzystane nasze iCDE. 

iCDE w In2Stempo

Jako InfraByte we współpracy z PKP S.A. wzięliśmy udział w projekcie In2Stempo, gdzie między innymi: 

  • porównaliśmy proces zarządzania dokumentacją w sposób klasyczny z procesem opartym o wykorzystanie platform Common Data Environment
  • wykonaliśmy analizę struktury dokumentacji oraz procesów obiegu dokumentów przykładowego projektu, 
  • przygotowaliśmy demonstrator procesów wewnątrz platformy iCDE na poziomie TRL6 (tj. wykonanie prezentacji technologii w środowisku zbliżonym do rzeczywistego). 

Na tej podstawie wskazaliśmy różnice i przewagi procesów cyfrowych, które w sposób istotny mogą usprawnić obieg dokumentacji. Przeprowadzone prace potwierdziły możliwość przyspieszenia i usprawnienia przygotowania dokumentacji, jej odbioru i uzyskania zgód administracyjnych. Nasze prace zwieńczyliśmy szacunkową oceną kosztów wdrożenia i utrzymania platformy CDE w realizacji typowych projektów nadzorowanych przez PKP S.A. 

Całość prac opisana jest w raporcie D7.4, który jest publicznie dostępny na stronach projektu. Do lektury całości zapraszamy wszystkich chętnych, a poniżej przedstawiamy pokrótce najważniejsze wnioski. 

Typowy obieg dokumentacji

Jak wynika z naszego doświadczenia, w większości inwestycji realizowanych na polskim rynku, typowy obieg dokumentów obejmuje znane i lubiane, lecz nie do końca doskonałe narzędzia. Pierwszą, podstawową drogą komunikacji są maile wysyłane pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację projektu. Często w tych wiadomościach znajdują się linki do plików umieszczonych na dyskach wirtualnych (takich jak: Google Drive, OneDrive, Sharepoint). Konia z rzędem temu, kto przy realizacji inwestycji nie sięgnął po niezastąpionego Excela, w którym umieszczane są wszelkiego rodzaju zestawienia. Wciąż często pojawiają się fizyczne nośniki pamięci takie jak płyty CD lub pendrive’y, a także… dokumentacja papierowa, której obecność jest wymuszona przez obowiązujące prawo. 

Opisany powyżej, typowy proces obiegu dokumentacji jest nieustrukturyzowany, przez co obarczony jest wieloma ryzykami: 

  • brak automatycznej wymiany danymi – wszystkie wykonywane akcje muszą być inicjowane ręcznie przez osoby zaangażowane w projekt, 
  • brak automatycznie generowanej historii zmian – wskutek tego, że informacje są rozproszone i przekazywane w różnej formie, 
  • brak centralnego repozytorium projektu i miejsca, w którym każda z osób zaangażowanych w projekt w dowolnym momencie mogłaby sprawdzić aktualną dokumentację, 
  • konieczność ręcznej koordynacji i sprawdzania wersji
  • ręczne przygotowanie i sprawdzenie rejestru dokumentacji

Wskazane czynniki nie tylko wydłużają czas potrzebny na znalezienie właściwej informacji i zaburzają komunikację w projekcie, ale także w konsekwencji prowadzą do błędów w trakcie realizacji inwestycji. W takich warunkach nawet współpraca z najlepszymi specjalistami nie jest w stanie wykluczyć powstania nieprawidłowości w wyniku błędu ludzkiego. 

Dworzec modułowy w iCDE

PKP S.A. udostępniła nam dokumentację przykładowego dworca modułowego. W pierwszej kolejności przeanalizowaliśmy ją pod kątem przyjętych standardów – w tym standardu nazewnictwa i katalogowania. Nie była to dokumentacja opisana w 100% kompletnie, jednak z całą pewnością była dokumentacją ustandaryzowaną (opisaną i skatalogowaną zgodnie ze standardem przyjętym w projekcie). 

Następnie uporządkowaliśmy dokumentację, nadając każdemu plikowi odpowiednie atrybuty, uzupełniając i systematyzując przyjęty standard. Na jego podstawie skonfigurowaliśmy iCDE. Odtworzyliśmy w pełni struktury nazewnictwa, katalogów i atrybutów. Później, przy pomocy importu masowego plików, wgraliśmy dokumentację projektu do iCDE. W kolejnym kroku odtworzyliśmy typowe procesy obiegu dokumentów odpowiadające rzeczywistym obiegom dokumentów w PKP. W rezultacie PKP zyskało w pełni funkcjonalne środowisko CDE spełniające wszystkie fundamentalne wymagania ISO 19650. 

W trakcie prac zidentyfikowaliśmy kilka problemów wynikających ze stosowania klasycznego, pozbawionego CDE obiegu dokumentów. Między innymi: 

  • miejscowo występowało chaotyczne, niespójne nazewnictwo plików
  • zdarzało się, że struktura katalogów była niespójna i mało czytelna (każda branża była zorganizowana nieco inaczej, co powodowało trudności w lokalizowaniu plików), 
  • występowała duplikacja plików spowodowana między innymi powtarzaniem plików referencyjnych w kilku miejscach czy nieprawidłowym rozpakowywaniem plików .zip, 
  • brak efektywnej kontroli wersji skutkujący problemem w określeniu, czy dokument jest aktualną rewizją i czy jest powiązany z jakimkolwiek innym dokumentem, 
  • pojawiły się pliki nieudokumentowane w spisach dokumentacji
  • trudność w znalezieniu właściwych plików i konieczność ręcznego weryfikowania ich zawartości, 
  • brak jednego, kompletnego źródła informacji o dokumentacji

Korzyści z wykorzystania iCDE

Odpowiedzią na zidentyfikowane problemy jest wykorzystanie platformy CDE, która tworzy jedno źródło danych o projekcie. Dzięki temu każda osoba zaangażowana w projekt wie dokładnie, gdzie znajdzie aktualną dokumentację. Już samo to znacząco wpływa na skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie potrzebnych plików. Zastosowanie właściwie przygotowanej struktury katalogów, standardu nazewnictwa i zaawansowanych filtrów, pozwala na naprawdę szybkie wyszukiwanie danych. iCDE automatycznie tworzy historię wersji i procesów, co zapewnia wiedzę o wszystkich rewizjach dokumentu oraz jakim procesom akceptacji (i z jakim skutkiem) był poddawany. 

To wszystko wpływa na wzmocnienie kontroli nad procesami kontraktowymi, zwłaszcza że iCDE automatycznie nadzoruje zobowiązania kontraktowe przy przekazywaniu dokumentacji. Widok procesów pozwala na bardzo szybkie zorientowanie się jakie dokumenty oczekują na podjęcie decyzji, jaki czas pozostał do podjęcia decyzji oraz kto jest za nią odpowiedzialny, co wspiera wykrywanie i redukowanie zatorów decyzyjnych. Last but not least, iCDE zapewnia pełną kontrolę nad dostępem do danych. Każda osoba zaangażowana w projekt ma własne, imienne konto, na którym dostęp do projektów i dokumentacji jest dostosowany do pełnionej roli. Dzięki temu każdy widzi w projektach tylko to, do czego powinien mieć dostęp. 


Chcesz dowiedzieć się jak iCDE może usprawnić pracę w Twojej firmie? Spotkaj się z nami na prezentację platformy.

Czekamy na Twoją wiadomość na contact@icde.com