Dlaczego proces zarządzania rewizjami jest ważny?
Rewizja jest słowem zapożyczonym z angielskiego i w kontekście dokumentów oznacza: zmianę dokonaną w jego zawartości, lub proces dokonywania zmiany. Typowe dokumenty to np. rysunek elewacji, rzut architektoniczny 1. piętra, opis techniczny konstrukcji stalowych, kosztorys budowy, BEP, EIR itp. Każdy z tych dokumentów w trakcie pracy nad nim przejdzie przez wiele iteracji. W efekcie powstanie wiele plików, które będą kolejnymi rewizjami danego dokumentu.
W przypadku braku zorganizowanego procesu zarządzania dokumentacją projektu narażamy się na ryzyko korzystania z błędnych, nieaktualnych informacji. Szacuje się, że globalnie naprawa błędów spowodowanych korzystaniem z nieaktualnych dokumentów kosztuje $280 miliardów rocznie.
Proces zarządzania rewizjami dokumentów powinien umożliwiać:
- identyfikację dokumentu (np. poprzez ustandaryzowaną nazwę),
- identyfikację rewizji dokumentu (np. poprzez kod rewizji),
- przekazywanie, komentowanie i akceptowanie kolejnych rewizji dokumentu,
- stałą aktualizację kodów stanu, statusu i rewizji dokumentu, w wyniku zainicjowanych procesów informacyjnych i decyzyjnych,
- odtworzenie historii rozwoju dokumentu (wszystkich rewizji).
Zgodnie z ISO 19650 najskuteczniejszą i najłatwiejszą metodą zarządzania rewizjami jest użycie platformy CDE.
Ogólne wymagania ISO 19650
Jak w przypadku wielu innych konceptów, ISO 19650 opisuje zagadnienie rewizji bardzo ogólnie. W częściach 1 i 2 są jedynie cztery miejsca, w których pojawia się ten temat. Wymagania wobec rewizji sprowadzają się do tego, że:
- Kontener informacji powinien posiadać kod rewizji,
- Kod rewizji powinien się zmieniać wraz ze zmianą stanu kontenera informacji,
- Dokumentami i ich rewizjami powinno automatycznie zarządzać CDE,
- Zarządzanie rewizjami powinno być zgodne z przyjętą w projekcie normą, np. IEC 82045-1.
Gdyby nie ostatni punkt, wymagania te można byłoby uznać za zbyt ogólne. Na szczęście odniesienie do normy IEC 82045-1 wskazuje nam cały arsenał dobrze sprawdzonych mechanizmów zarządzania rewizjami. Poniżej przygotowałem dla Was podsumowanie najważniejszych dobrych praktyk związanych z procesem zarządzania rewizjami.
Dobre praktyki
Usystematyzowany proces zarządzania rewizjami dokumentów wymaga:
- Procesu tworzenia rewizji: Ustal proces identyfikacji i kontroli dokumentów. Przypisz unikalny identyfikator do każdego dokumentu, obejmujący numer dokumentu, tytuł i numer rewizji. Uzgodnij czytelny i jednoznaczny schemat kodowania rewizji. Wyznacz osoby odpowiedzialne za zarządzanie i kontrolę procesu.
- Procesu zarządzania zmianami: Ustal proces zarządzania zmianami w celu przeglądu i zatwierdzenia rewizji.
- Procesów autoryzacji: Określ klarowne procedury autoryzacji rewizji dokumentów. Określ, kto ma uprawnienia do zatwierdzania, edycji lub wydawania dokumentów.
- Kontroli rewizji: Użyj systemu kontroli, który zapewnia, że najnowsza rewizja dokumentu jest łatwo dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron. Starsze rewizje powinny być zachowane i wyraźnie oznaczone jako nieaktualne.
- Historii rewizji: Prowadź historię rewizji dla każdego dokumentu. Powinna ona zawierać szczegóły takie jak data rewizji, informację o wprowadzonych zmianach czy dane osoby odpowiedzialnej za aktualizację.
- Komunikacji: Informuj systematycznie wszystkich uprawnionych interesariuszy o nowych rewizjach dokumentów. Wykorzystaj powiadomienia lub alerty, aby wszyscy pracowali, korzystając wyłącznie z aktualnych informacji.
Korzyści wynikające z uporządkowanego zarządzania rewizjami
Wdrożenie systemu zarządzania rewizjami dokumentów poprzez CDE przynosi wiele korzyści.
- Poprawia współpracę: jasne i systematyczne procesy rewizji dokumentów sprzyjają współpracy i zmniejszają ryzyko błędów czy nieporozumień.
- Redukuje ryzyka: dzięki pracy na aktualnych danych zmniejsza się ryzyko błędów, kolizji, podejmowania decyzji w oparciu o nieaktualne informacje i wynikających z tego sporów.
- Podnosi wydajność pracy: Łatwy dostęp do najnowszych rewizji dokumentów umożliwia zespołom bardziej efektywną pracę i podejmowanie właściwych decyzji. Pomaga to utrzymać kontrolę nad jakością i dokładnością informacji.
- Zwiększa poczucie odpowiedzialność: zapis i autoryzacja zmian rewizji dokumentów ułatwia śledzenie postępów prac i wskazanie osób odpowiedzialnych za podjęte działania lub brak takowych.
- Zapewnia zgodność z międzynarodowymi wymaganiami: Zgodność z normami ISO 19650 zapewnia spełnienie międzynarodowych standardów, co jest kluczowe w realizacji wielu projektów.
Zarządzanie rewizjami dokumentów zgodnie z normą ISO 19650 to istotny aspekt lepszego projektowania i budowy nowoczesnych obiektów budowlanych i inżynieryjnych. Dobrze zorganizowany system kontroli dokumentów i rewizji może znacząco zwiększyć efektywność zespołu pracującego nad projektem i zmniejszyć ryzyko wystąpienia kosztownych błędów.
Rewizje w iCDE
iCDE zostało stworzone tak, żeby sprostać wszystkim wyżej opisanym wymaganiom. W poprzednich wpisach przedstawiłem mechanizmy identyfikacji dokumentów (poprzez atrybuty i ustandaryzowane nazwy) oraz zarządzanie stanami i statusami. Poniżej skupię się na kodowaniu rewizji, zarządzaniu zmianami rewizji oraz śledzeniu ich historii. W kolejnym wpisie poruszę kwestię procesów przekazywania i autoryzacji, co domknie proces zarządzania rewizjami.
Zgodnie z zaleceniami metodyki BIM rewizje oznaczane są kolejnymi liczbami naturalnymi: 01, 02, 03, itd. W zależności od stanu dokumentu iCDE koduje rewizje na dwa sposoby. W stanie WIP kod jest dwuczłonowy (np. 01.01), w pozostałych stanach jedno (np. 01). Wprowadziliśmy ten podział do iCDE, aby rozróżnić:
- rewizje „wewnętrzne” zespołu, czyli kolejne wersje pliku, które pojawiają się w WIP, czyli prywatnym obszarze zespołu, od
- rewizji „zewnętrznych” udostępnionych innym uczestnikom zadania.
Pozwala to zespołom zadaniowym na swobodne iterowanie dokumentu i dodawanie do niego dowolnej ilości rewizji, zanim zostanie on udostępniony reszcie zespołu. Jednocześnie gwarantuje ciągłość numeracji rewizji po udostępnieniu lub opublikowaniu.
Jak zmieniają się kody rewizji w iCDE
Zmiana kodu rewizji może nastąpić w dwóch sytuacjach. Przy dodaniu nowej rewizji lub przy zmianie stanu wybranej rewizji. Powyższa grafika pokazuje, jak może zmieniać się kod rewizji. Nowo dodana rewizja zawsze przyjmuje stan WIP, w którym iCDE nadaje jej dwuczłonowy kod, np. „01.03”. Przy zmianie stanu rewizji z WIP na Shared „traci” ona drugi człon i z kodu „01.03” zostaje samo „01”. Dodanie kolejnej rewizji do dokumentu, rozpocznie nowy cykl w stanie WIP, w którym kod będzie numerowany od „02.01”, a po zmianie stanu na Shared zmieni się na „02”. Taki mechanizm pozwala zachować ciągłości numeracji rewizji pomiędzy stanami WIP i Shared.
Gdy zmienimy stan rewizji z Shared na Published, numeracja kolejnych rewizji, które dotrą do Published rozpocznie się od „01” i będzie zawsze rosła o jeden. Dzięki temu w każdym stanie dokument będzie konsekwentnie numerowany od „01”. Pozwoli to na zachowanie ciągłości numeracji dla każdego, bez względu na to czy jego dostęp do dokumentu jest ograniczony do Published, Shared lub WIP.
iCDE przechowuje każdą rewizję, tworząc spójną historię każdego dokumentu. Można ją prześledzić w głównym widoku na tle wszystkich dokumentów (spójrz na grafikę poniżej), gdzie dowiemy się nie tylko, ile rewizji posiada każdy dokument, ale też w jakim są stanie, jaki mają status, kto za nie odpowiada i kiedy były aktualizowane.
Podgląd dokumentu i jego rewizji
Szczegółowa informacja o każdej rewizji jest dostępna w panelu podglądu dokumentu. Znajduje się tam komplet atrybutów dokumentu, lista wszystkich rewizji, a dla każdej rewizji lista wszystkich procesów, jakim była poddana. Pozwala to na kompletne odtworzenie historii zmian w dokumencie oraz precyzyjne wskazanie kto, kiedy i dlaczego zmieniał stan i status poszczególnych rewizji.
Podgląd historii rewizji
iCDE gwarantuje Wam, że bez wysiłku zaimplementujecie w swojej organizacji proces zgodny nie tylko z ISO 19650, ale również z najlepszymi praktykami. Co ważne platforma pozostawia Wam wolną przestrzeń do zachowania doświadczenia i schematów, które sprawdziły się w Waszych firmach, dzięki czemu wdrożenie ISO i CDE będzie dużo łatwiejsze.
_________________________________________________________________________________________________
Chcesz dowiedzieć się jak iCDE może usprawnić pracę w Twojej firmie? Umów się na darmową konsultację z ekspertem.
Czekamy na Twoją wiadomość na contact@icde.com