ISO 19650: standard nazewnictwa

Ogólne wymagania

Wytyczne dla standardu nazewnictwa znajdziemy w ISO 19650-2. W punkcie 5.1.7 są następujące wymagania (tłumaczenie własne):

Wspólne środowisko danych projektu powinno zapewnić: każdemu kontenerowi informacji unikalne ID, zgodne z uzgodnioną i udokumentowaną nazwą, która składa się z atrybutów oddzielonych separatorem.

To zdanie oddaje esencję warunków, które powinien spełnić każdy standard nazewnictwa. Kluczowe pojęcia to:

Każdy kontener informacji: Standard musi uwzględnić opisanie każdego typu dokumentu.
Unikalne ID: Każdy dokument musi mieć unikalną nazwę.
Uzgodniona i udokumentowana nazwa: Standard musi być akceptowany i stosowany przez uczestników projektu: Opis standardu powinien być precyzyjny i zrozumiały dla każdego.
Atrybuty oddzielone separatorem: Każdy kontener informacji ma przypisane atrybuty. Nazwa zgodna ze standardem nie jest pojedynczym atrybutem. Nazwa dokumentu jest złożeniem kilku wybranych atrybutów. Nie wszystkie atrybuty muszą wchodzić w skład nazwy (np. rewizja lub status).

Proste, prawda?

Największe wyzwania

Uzgodnienie standardu bywa trudne. Często spotykamy standard odpowiadający potrzebom tylko jednej strony. Innym problemem jest brak jasnego opisu atrybutów wchodzących w skład standardu. Bez wyjaśnień i przykładów nazw dokumentów, standard jest trudny do wdrożenia.

Na koniec najważniejsze. Założeniem stosowania standardu nazewnictwa dokumentów jest umożliwienie odczytania cech informacji zawartej w dokumencie bez konieczności otwierania go. Jednak nazwy plików składające się z jedno i dwuznakowych kodów atrybutów są nieczytelne dla kogoś kto nie wie jakie jest ich znaczenie. W rezultacie osoby, które nie znają stosowanego standardu mają trudności ze zrozumieniem tego, co te nazwy oznaczają.

Jak temu zaradzić? O tym dalej.

Od czego zacząć?

Najlepiej od brytyjskiego dodatku do ISO 19650-2. Zawiera on solidną, definicję standardu nazewnictwa dla dokumentów. Ponieważ nie każdy ma dostęp do tego dokumentu, poniżej najważniejsze zalecenia zawarte w nim. Zalecane atrybuty, które powinny znaleźć się w nazwie dokumentu:

Identyfikator projektu: Każdy projekt powinien mieć unikalny kod, który odróżnia go od innych.
Inicjator: organizacja lub jednostka odpowiedzialna za wytworzenie informacji. Zwykle oznaczony jest unikalnym kodem.
System lub Tom: atrybut związany z podziałem dokumentacji na mniejsze segmenty, często na podstawie lokalizacji, systemu lub innej kategorii istotnej dla projektu.

Poziom lub Lokalizacja: identyfikuje dokumenty, które odnoszą się do wybranego obszaru projektu (budynek, piętro, obiekt inżynierski)
Typ: Określa charakter dokumentu. 'Typ’ może obejmować kategorie takie jak rysunek, raport, model, faktura, instrukcja lub specyfikacja.
Rola: Oznaczać typowe specjalności takie jak architektura, inżynieria strukturalna, planowanie, budowa, księgowość.

Powyższe propozycje standardu to dobry początek, ale nie radzę stosować ich bezkrytycznie. W niektórych projektach wybrane atrybuty mogą okazać się niepotrzebne. W innych być może będą potrzebne dodatkowe.

Dla każdego atrybutu powinno się zdefiniować dopuszczalne wartości np. Atrybut „Branża” może mieć zdefiniowane dopuszczalne wartości; architektura, instalacje wodne, konstrukcje. Jednak w nazwie nie używamy pełnych nazw, tylko przypisane im kody. Tu pojawia się największy problem. Norma preferuje atrybuty jedno lub dwu znakowe. Czasami łatwo domyślić się znaczenia kodu, ale częściej pojawia się wiele możliwych interpretacji. W takich sytuacjach trzeba sięgać po opis standardu, co jest uciążliwe.

Nie wierzycie? Spróbujcie rozszyfrować poniższe nazw plików bez zaglądania do ISO. Poszczególne atrybuty wykorzystują wartości podane w brytyjskim załączniku.

A414-CON-RD-01-SU-G-0004
A414-CON-XX-XX-BQ-W-0001
A414-S01-BR-23-MS-X-0008

Dobry standard

Jakie cechy wyróżniają dobry standard nazewnictwa?

Intuicyjność: Standard jest jasny dla wszystkich w projekcie. Kody są zrozumiałe, a co za tym idzie, nazwy dokumentów są łatwe do zinterpretowania. Nie bójcie się kodów długich na 4-6 znaków.

Praktyczność: Ułatwia szybkie wyszukiwanie i identyfikację zawartości lub innych cech dokumentów. Atrybuty zawierają informacje ważne dla osób zaangażowanych w projekt.

Spójność: Tworzy spójny system komunikacji zrozumiały dla każdego.

Uniwersalność: Pozwala na automatyczną wymianę dokumentów i załączonych do nich informacji pomiędzy różnymi platformami.

Ograniczenia systemów CDE

Platformy CDE zostały stworzone, żeby ułatwić przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentami i zawartymi w nich informacjami. Są one kluczowe dla wdrażania konwencji nazewnictwa zgodnej z zaleceniami ISO 19650, ale mają również swoje ograniczenia.

Nie wszystkie rozwiązania CDE obsługują komplet atrybutów i procesów wyróżnionych w ISO 19650 (stany, statusy, rewizje). Często konieczna jest kosztowna i czasochłonna konfiguracja.
Część rozwiązań CDE nie posiada mechanizmów do nazywania dokumentów. W efekcie użytkownicy mogą wgrywać dokumenty, których nazwy nie spełniają wymagań standardu. Rozwiązanie tego problemu wymaga dodatkowego etatu dla kontrolera dokumentacji.
Niektóre systemy CDE traktują nazwy dokumentów jak pojedynczy atrybut. Użytkownicy tracą przez to możliwość wyszukiwania i wykorzystania informacji zawartych w kodach tworzących nazwę.

Proste rozwiązanie

Pracując nad iCDE włożyliśmy dużo pracy w to, aby zaadresować powyższe problemy i wyzwania. Najważniejsze było zapewnienie użytkownikom łatwości w konfiguracji oraz możliwości dostosowania platformy do swoich potrzeb. Out of the box, iCDE zapewnia automatyczne atrybuty dla stanów, statusów i rewizji. Jednocześnie daje możliwość dodania dowolnej ilości atrybutów z dowolną liczbą dopuszczalnych wartości. Dzięki temu system może wspierać zarządzanie projektami opartymi na różnych standardach (np. polski i angielski).

Dodawanie atrybutów

Dostępne atrybuty (standardowe i dodane) możemy wykorzystać, w dowolnej kombinacji, do zbudowania standardów nazewnictwa. Wystarczy wybrać, które z nich będą tworzyły nazwy plików i ustawić je w pożądanej kolejności. Prosty mechanizm pozwala na szybkie tworzenie i sprawdzenie nowych standardów. Co ważne, iCDE nie ogranicza ilości standardów stosowanych w organizacji.

Tworzenie standardu nazewnictwa

W projekcie wybieramy, który standard będzie obowiązywał przy kodowaniu dokumentów. Wprowadzając dokument do iCDE, użytkownik nadaje mu wymagane atrybuty, a platforma na ich podstawie tworzy automatycznie nazwę pliku zgodną z wybranym dla projektu standardem. Można również zaimportować do iCDE pliki o nazwach zapisanych według innego standardu. Dzięki zastosowaniu mapowania standardów platforma automatycznie nada importowanym plikom właściwe wartości wszystkich używanych w projekcie atrybutów, a także każdemu plikowi nową nazwę zgodną ze standardem obowiązującym w projekcie.

Dodawanie nowego dokumentu

Unikalną funkcjonalnością iCDE jest możliwość aktualizacji lub zmiany standardu nazewnictwa w trakcie trwania projektu. Zdarza się, że po rozpoczęciu prac chcemy zmienić kolejność atrybutów lub dodać nowy do używanego standardu. W iCDE wymaga to tylko kilku minut na zmianę ustawień standardu i aktualizację w projekcie. Oczywiście zawsze rekomendujemy, aby takie zmiany wprowadzać z dużą ostrożnością.

Aktualizacja standardu nazewnictwa w projekcie

_________________________________________________________________________________________________

Chcesz dowiedzieć się jak iCDE może usprawnić pracę w Twojej firmie? Umów się na darmową konsultację z ekspertem.

Czekamy na Twoją wiadomość na contact@icde.com