Obieg dokumentów

W każdym, nawet najmniejszym projekcie spotykamy się z sytuacjami, w których jedna ze stron musi przekazać dokumenty innej stronie. Procesy przekazania (inaczej zwane obiegiem) dokumentów łączą ze sobą uczestników projektu, pozwalając im na przekazywanie informacji prowadzenie uzgodnień i podejmowanie decyzji. 

Obieg dokumentów może być regulowany przepisami prawa, zapisami umowy czy obowiązującymi normami. W przypadku bardziej formalnych procesów regulacje mogą zawierać szczegółowy opis definiujący rodzaj i formę dokumentów, uczestników, terminy dostarczenia, termin odpowiedzi, dopuszczalne formy komunikacji (np. papierowa lub elektroniczna), rodzaje dostępnych decyzji (np. zaakceptowane, odrzucone czy zaakceptowane z uwagami) itp. Tworzy to skomplikowane procedury działające w wysoce regulowanym środowisku, po którym lepiej i łatwiej jest się poruszać, gdy mamy odpowiednie narzędzia. 

Obieg dokumentów wg ISO 19650

Zgodnie z ISO 19650 obieg dokumentów to inaczej proces zarządzania informacjami. Norma kładzie silny nacisk na to, aby obieg dokumentów był usystematyzowany, przejrzysty i dostępny dla wszystkich uczestników projektu w zakresie zgodnym z ich uprawnieniami. Przekazywanie dokumentów powinno funkcjonować z wykorzystaniem mechanizmów opisanych w normie, takich jak: stany, statusy, rewizje, atrybuty i metadane czy standardy nazewnictwa. 

Co bardzo ważne, ISO 19650 zaleca, żeby do zarządzania procesami przekazania, zatwierdzenia i autoryzacji dokumentów korzystać z platformy CDE (Common Data Enviroment, czyli Wspólne Środowisko Danych). Wszystkie procesy występujące w projekcie, zwłaszcza te wynikające z przepisów i umowy, powinny być spisanie i usystematyzowanie. Najczęściej opisy te spotykamy w BEP (Planie Wykonania BIM dla projektu) lub instrukcji do CDE. 

Rola CDE w obiegu dokumentów

Głównym celem wdrożenia CDE do projektu jest usprawnienie komunikacji pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w jego realizację oraz zapanowanie nad tworzonymi danymi i plikami. Dlatego CDE powinno umożliwić automatyzację zarządzania procesami tworzenia, udostępniania, uzgadniania, zatwierdzania i autoryzacji dokumentów. 

Dobrze funkcjonująca platforma CDE to: 

  • atrybuty i metadane – uzupełniane przez użytkowników i system tworzą bank wiedzy o poszczególnych dokumentach. Pozwala to na usystematyzowanie zbieranej informacji, co przekłada się na większą kontrolę nad procesem jej tworzenia i wykorzystania. 
  • ustandaryzowane nazewnictwo dokumentów – zapewnia nie tylko unikalny identyfikator, ale również przeniesienie w nazwie podstawowych informacji o dokumencie. Ułatwia to efektywne zarządzanie przy korzystaniu z dokumentacji poza naszym CDE czy też przeniesieniu dokumentacji do innego systemu CDE. 
  • zarządzanie rewizjami – pozwala na zapanowanie nad iteracyjną naturą procesu powstawania dokumentacji projektów. Tworzy logiczną i kompletną ścieżkę rozwoju każdego dokumentu. Pokazuje proces, który kształtował jego ostateczną formę. 
  • zarządzanie stanami i statusami – umożliwia efektywne zarządzanie tym kto i w jakim celu ma dostęp do rewizji dokumentów. Redukuje ryzyko wykorzystania informacji w niewłaściwym celu lub z niewłaściwej wersji dokumentu. 
  • automatyzację obiegu dokumentów – zautomatyzowane procesy zarządzania dokumentacją zdejmują z użytkowników obowiązek pilnowania większości istotnych aspektów wynikających z procedur. Zapewniają też wysoką powtarzalność i transparentność obiegu dokumentów. 
  • historię dokumentów – możliwość śledzenia i odtworzenia historii każdego dokumentu jest kluczowa w zarządzaniu informacją. Zmniejsza ryzyko nieporozumień i niedomówień. Równocześnie zwiększa kontrolę w sytuacjach spornych. 
  • bezpieczeństwo – platformy CDE pozwalają na umieszczenie dokumentacji w kontrolowanej przestrzeni, gdzie wybrane osoby mają dostęp do dokumentów zgodnych z ich potrzebami. 

Realizacje inwestycji budowlanych stale wymagają od nas zarządzania coraz większym wolumenem danych i dokumentów, a co za tym idzie informacji. Dokumentacja projektów z roku na rok jest wyłącznie coraz bardziej złożona, a proces koordynacji i uzgadniania jej coraz bardziej skomplikowany. Próba zapanowania nad tym bez wykorzystania najnowszych rozwiązań technologicznych długoterminowo jest po prostu niemożliwa. 

Obieg dokumentów w iCDE

Obieg dokumentów w iCDE opiera się o mechanizmy opisane w poprzednich wpisach z serii ISO 19650. Jeżeli jeszcze nie czytaliście o atrybutach, nazewnictwie dokumentów, stanach, statusach i rewizjach, dalszy tekst może być trudny do zrozumienia. Dlatego polecam zaglądnąć do wcześniejszych artykułów przed dalszą lekturą. 

W iCDE możecie samodzielnie definiować własne procesy. Dzięki prostemu szablonowi, który prowadzi was przez kolejne kroki konfiguracji, odtworzycie wszystkie procedury i dobre praktyki, które już stosujecie. Bez żadnych limitów. Każdy proces wymaga określenia: 

  1. dla jakich dokumentów jest przeznaczony, 
  1. warunków, w których można go uruchomić, 
  1. czy można do niego dodawać załączniki, 
  1. czy wymaga on decyzji (akceptacji), 
  1. kto będzie uprawniony do podjęcia decyzji, 
  1. jaki będzie jego rezultat (spójrz na grafikę poniżej). 

Konfiguracja procesu – zakończenie

Użytkownicy projektu mogą uruchomić tylko procesy, które są dostępne dla wybranego dokumentu (grafika poniżej). Przy uruchomieniu wśród potencjalnych decydujących pojawią się wyłącznie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. Na zakończenie procesu iCDE automatycznie zaktualizuje kody stanu, statusu i rewizji. Wprowadzone zmiany bezpośrednio decydują komu i w jakim celu udostępniasz dokument. 

Uruchamianie obiegu dokumentów

iCDE rozróżnia dwa rodzaje procesów informacyjnych, decyzyjny i niedecyzyjny. Pierwszy służy wymianie dokumentów, które wymagają sprawdzenia i zgody odpowiedniej osoby. Drugi pozwala na obieg dokumentów, bez autoryzacji innych osób. Kombinacja tych procesów pozwala na efektywne zarządzanie przepływem dokumentów w zależności od potrzeb Waszych zespołów. 

Widok dokumentu – historia wszystkich procesów

Każdy proces jest rejestrowany w historii dokumentu i projektu. Z poziomu pojedynczej rewizji możesz prześledzić jej kompletną historię sprawdzając kto, kiedy, w jakim celu udostępnił rewizję i w jaki sposób był zaangażowany w jej rozwój (grafika powyżej). Widok procesów pozwala Ci prześledzić historię wszystkich zmian w projekcie (grafika poniżej). Ułatwi Ci to kontrolę nad postępem Twoich prac, sprawdzanie statusu zadań Twojego zespołu, czy audyt przyjętych standardów. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, pytań czy sporów szybko znajdziesz informację, która pozwoli Ci ustalić fakty. 

Widok procesów – historia całego projektu

Główną rolą CDE jest poprawa komunikacji między wszystkimi stronami zaangażowanymi w realizację inwestycji budowlanych. iCDE zapewnia Ci szybkie i bezproblemowe zbudowanie fundamentu zarządzania informacją, zgodne z wymaganiami ISO 19650. W naszym systemie wykorzystasz najlepsze praktyki i dobrze sprawdzone procesy. W przeciwieństwie do wielu innych CDE, u nas nie musisz ich zmieniać ze względu na ograniczenia systemu. Dzięki temu oszczędzisz sobie i swoim współpracownikom stresu związanego z konieczności zmiany sposobu pracy.